Plan de communication et de participation pour la Commune de Venlo

Dans la Commune de Venlo, au passage à niveau connu sous le nom de « Vierpaardjes », un échangeur sera construit. Pour ce projet en phase de planification qui nécessite de mettre en relation les parties prenantes, Connect a été sollicité en vue de mettre en place un plan de communication et de participation.

Demande

Le passage à niveau "de Vierpaardjes" est un goulet d’étranglement en termes d’accessibilité et de sécurité, que ce soit sur la route ou sur le rail. Il provoque de nombreux embouteillages et est jugé dangereux par le ministère des Infrastructures et de la Gestion des eaux. Une raison suffisante pour réaliser un échangeur. Pour la Commune de Venlo et ses habitants, c’est la concrétisation d’un souhait vieux de plusieurs années. En 2019, il a officiellement été décidé de s’attaquer à ce passage à niveau. La phase de planification a ainsi pu débuter en 2020. La Commune de Venlo a demandé à Connect de recommander une stratégie de communication permettant de se connecter à l’environnement des parties prenantes.

Approche

Alors que nous avions prévu des séances de travail créatives avec l’équipe du projet, l’épidémie de coronavirus nous a contraints à les organiser virtuellement. Connect en a animé deux en utilisant l’application de brainstorming Miro. Durant ces séances, nous avons identifié les six mots-clés du projet (la base de l’histoire principale) et discuté des parties prenantes à intégrer.

Les enseignements tirés de ces séances et les recherches supplémentaires nous ont permis d’établir les cinq principaux défis en termes de communication. Ceux-ci ont eux-mêmes servi à définir les cinq pistes stratégiques, base de la stratégie de communication. Chaque piste mène à une approche de communication réfléchie propre à chaque défi, avec ses ressources et groupes cibles.

Résultat

Le plan de communication est résumé dans le Spoorboekje (Le livret du rail) : le calendrier de communication. Celui-ci présente l’ensemble des actions et des moyens de communication au fil du temps avec les différentes pistes en lien avec les étapes du projet. Des visuels adaptés agrémentent le Spoorboekje, les pistes stratégiques et d’autres rubriques du plan. Nous avons élargi notre mission en prêtant attention à la participation numérique. Un sujet de circonstance en ces temps de crise sanitaire.

Connect a pu fournir une solution à court terme pour la mise en œuvre. Nous avons réalisé une présentation vidéo attractive avec l’échevin et le chef de projet. Ainsi, malgré le coronavirus, les personnes ont pu être tenues informées correctement.

Nous avons également pu accompagner une session interne car la nouvelle équipe en charge du projet voulait démarrer du bon pied, et ce malgré la crise du coronavirus. Nous avons organisé une véritable séance de lancement durant laquelle les participants ont discuté les uns avec les autres, en plusieurs tours de table, au sujet du projet, du planning, des risques (où se situent-ils ?) et des effets sur l’environnement. Le tout en tenant compte des aspects informels et en étant complètement sûr d’un point de vue sanitaire.

Nous pouvons donc affirmer que la commune de Venlo est prête à communiquer lors de la prochaine étape du projet.

Faits & Chiffres

  • Le projet Vierpaardjes s’est concrétisé avec l’appui de la Commune de Venlo, de la Province du Limbourg, du gouvernement central et du programme RTE-T de l’UE.
  • 18 logements et 3 bâtiments industriels doivent être acquis pour la construction du passage souterrain.
  • Les premières voitures passeront dans le tunnel en 2025.

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