"Les chances de résoudre un problème sont plus grandes au début du projet"

Dans quel but impliquez-vous les parties prenantes et organisez-vous une participation ?

Au préalable, il est important de bien réfléchir à l’objectif poursuivi en impliquant des parties prenantes et en organisant une participation. La participation est-elle organisée parce qu'il s'agit d'un droit démocratique, voire même d'un devoir ? La participation prescrite dans les procédures d’octroi de permis en est un bon exemple. La participation est-elle instrumentalisée
pour obtenir de la légitimité ou du soutien pour le projet et les activités commerciales ? Ou bien l'objectif est-il plus substantiel, et la participation vise-t-elle principalement à améliorer un plan ? La professeure Eefje Cuppen (Université de Leyde) a effectué de nombreuses recherches sur les hypothèses implicites liées à la participation.

En plus des hypothèses précitées concernant l'objectif, il existe également des présupposés concernant les personnes qui peuvent et doivent participer. Le problème étant que ces hypothèses peuvent entraîner des frictions et des déceptions, par exemple lorsque différentes parties ont des attentes différentes. Rendre explicites l'objectif de la participation et la manière dont elle est organisée permet d'harmoniser les attentes internes et externes et d'éviter les malentendus ou les interprétations individuelles.

Les chances de résoudre un problème sont plus grandes au début du projet

Lorsque la participation a pour but de contribuer à l'obtention d'une légitimité ou d'un soutien, ou qu'elle vise à améliorer un plan, les possibilités de solutions sont plus grandes au début du projet qu'à la fin. Plus le plan du projet est réalisé, moins il est possible d'y intégrer des idées ou des améliorations.

D’un point de vue raisonnable et pour limiter les risques, il est tentant de faire d’abord une recherche approfondie avant d’impliquer les parties prenantes. Mais cela mène à une situation où il n'y a pas de place pour les adaptations. L'astuce consiste à oser entamer un dialogue avec un plan inachevé, imparfait, avec des options restées ouvertes. Il est donc important de bien réfléchir aux informations qui sont pertinentes pour les parties prenantes. Il peut s'agir d'informations sur le calendrier, les impacts temporaire et permanent, s'il y en a, la prévention des nuisances (sonores, trafic), le réaménagement, afin que les parties prenantes puissent réfléchir de manière sensée aux alternatives possibles, y compris à leurs avantages et inconvénients. Il faut également clarifier ce qui est essentiel ou conditionnel dans le plan (en d'autres mots, ce qui ne peut être modifié).

Dans le cadre du projet d’infrastructure thermique « Leiding over Noord », j’ai, en tant que Manager de l’Environnement et des Permis, mis la main à la pâte. Les parties prenantes ont pu donner leur avis à un stade précoce avec, pour conséquence, la modification de près de 70 % du plan originel du pipeline que ce soit le tracé en lui-même ou la méthode de construction. Une conséquence logique vu le processus choisi. Si vous voulez impliquer les parties prenantes de manière utile, vous ne pouvez pas débarquer sans aucun plan ou seulement avec quelques idées vagues. Vous devez par exemple présenter un avant-projet, quelque chose qui peut être discuté sans avoir déjà été scellé. Avec l'équipe de projet, nous avons déterminé à l'avance que la participation des parties prenantes pourrait améliorer le plan et générer davantage de soutien. Nous étions conscients que cela pouvait entraîner une modification du plan.

Impliquer rapidement les parties prenantes est utile et nécessaire

Selon moi, l’implication précoce des parties prenantes présente de nombreux avantages. Elle contribue à la qualité du plan, à l'obtention d'un soutien, à un aperçu précoce des objections pertinentes et moins pertinentes, à l'acceptation par les parties prenantes qui sont impactées par les développements (cela leur donne le temps d'accepter une nouvelle situation future) et à l'établissement de contacts avec les parties prenantes à un stade avancé. Elle offre également une plus grande chance d’obtenir des résultats favorables des deux côtés. Le tout mis ensemble contribue à la bonne exécution d'un projet ou à la mise en œuvre d'un plan. Je préfère que les objections éventuelles soient mises sur la table le plus tôt possible afin qu'il soit encore possible de les lever, plutôt que de les voir surgir à la dernière minute et causer des retards. Et si, contre toute attente, vous ne parvenez pas à vous entendre avec une partie prenante et qu'une action en justice s'avère même nécessaire, il est préférable d'avoir le temps de constituer un bon dossier.

Quel est le moment opportun pour impliquer les parties prenantes ?

En résumé, voici ma maxime : si vous êtes déjà prêt à demander des permis ou à démarrer des activités commerciales, il est trop tard pour organiser une participation instrumentale ou substantielle. Ces formes de participation exigent une implication précoce dans le projet, sur base d'un plan préliminaire qui laisse la place à de véritables contributions et ajustements. Vu mon expérience professionnelle et mon expertise, je conseille une implication précoce.

Dans le projet susmentionné, nous avons été tout à fait clairs avec les parties prenantes dès le début concernant la réalisation du projet ainsi que sur l'objectif et le processus de participation. L'évaluation ultérieure a montré que les parties prenantes ont beaucoup apprécié cette clarté et cette marge de manoeuvre. Les gens se sont sentis reconnus et entendus en tant que parties prenantes et savaient où ils en étaient. Par conséquent, nous n'avons reçu aucune objection sur un tracé de plus de 17 kilomètres de long, de plusieurs mètres de large et traversant des zones urbaines densément bâties.

Je souhaite que vous ayez l’audace d’impliquer rapidement les parties prenantes à votre plan ou projet, et avec succès !

En tant que conseillère stratégique, coach exécutif et présidente indépendante, Bianca Boverhoff fournit un soutien sur le leadership axé sur l’environnement, l’engagement stratégique des parties prenantes au sein de projets et collaborations complexes sur la transition énergétique (www.solotahari.nl).