Derrière chaque approche de communication réussie se cache une solide stratégie

Comment mettre sur pied une solide stratégie de communication

Établir une stratégie de communication, c’est faire des choix et les fixer. Pour atteindre votre objectif, vous déterminez à quels groupes cibles vous allez vous adresser, de quelle manière (le message) et via quel canal. Et cela ne se fait pas derrière un bureau. Il faut aller sur le terrain, au sens figuré du terme. Avant de passer à la rédaction, vous discutez avec autant de partenaires et de parties prenantes que possible. Mais également au sens propre du terme, en visitant par exemple l’endroit où sera construit un nouveau quartier résidentiel. En d’autres termes, assurez-vous de connaître le projet dans ses moindres détails.

Commencez par plusieurs séances

Chez Connect, nous travaillons selon notre propre « Approche Connect ». L’une des premières étapes de cette approche consiste à organiser quelques séances pour bien démarrer :

1. Planifiez une réunion de démarrage avec l’équipe de projet et/ou les partenaires. C’est l’occasion d’aborder les « grandes questions » telles que : quel est notre problème de communication ou quels défis voulons-nous remplir ? L’issue de cette séance constitue la base de la stratégie.

2. Déterminez ensemble une histoire de base. C’est ici que vous décrivez le cœur du projet. L’histoire de base constitue le point de départ de toute communication. De préférence, vous organisez cette séance avec autant de participants différents que possible. Ne conviez pas uniquement des consultants en communication. Invitez aussi des responsables techniques, des responsables environnementaux, des chefs de projet, etc. Ainsi, vous obtiendrez l’image du projet la plus complète qui soit.

Un modèle de travail utile mis en place par Connect et à utiliser lors de cette séance, c’est la pyramide des mots. Avec ce modèle, vous déterminez ensemble les six termes principaux du projet qui constitueront la base de l’histoire.

3. Rendez visibles les jalons du projet en les plaçant sur une ligne du temps. Faites-le pour les six mois, l’année ou les deux ans à venir. De cette façon, vous visualisez directement quand se déroulent les moments importants pour communiquer. Au cours de cette séance, réfléchissez à quelques actions de communication possibles à placer directement sur la ligne du temps.

Le porte-manteau du projet est un modèle de travail approprié pour vous permettre de commencer cette séance.

Utilisez les informations obtenues comme point de départ de votre stratégie

Après ces séances, vous pouvez vous atteler à la rédaction de la stratégie de communication. Les entretiens et les discussions qui ont émaillé le remplissage des modèles de travail sont inestimables. Vous avez découvert :

1. Quel est le problème de communication et où chercher la solution ;

2. Quels sont les mots au cœur du projet pour rédiger l’histoire de base ;

3. Quels jalons sont programmés et quelles actions de communication y correspondent.

Grâce à vos recherches et vos entretiens avec les différentes parties prenantes, vous voilà désormais paré pour développer une stratégie solide. Une telle stratégie ne doit pas nécessairement être étendue. Que du contraire ! Soyez concis. De longs textes compliqués cachent souvent des carences de fond.

Des questions importantes à vérifier

Vous ne rédigez pas une stratégie tout seul. Faites-le en étant accompagné car vous voulez atteindre un but précis. Afin d’éviter de vous écarter de ce but ou d’oublier certains aspects importants en raison de votre enthousiasme, voici une liste de questions à vérifier :

1. Quel problème cette stratégie doit-elle résoudre ? Suis-je encore sur la bonne voie ?

Faites toujours référence au problème pendant la rédaction. Ainsi, vous évitez de vous égarer. Demandez régulièrement un feedback à vos collègues. Cela leur permettra de rester concernés et fera de la stratégie le travail de toute une équipe. Vous pouvez aussi vérifier que vous êtes toujours sur la bonne voie.

2. Comment la partie prenante X, Y, Z considère-t-elle le projet ? Où se situent ses besoins ?

Mettez-vous régulièrement dans la peau de l’une des parties prenantes. En réalisant ce bon exercice, vous réaliserez qu’il existe d’autres points de vue en termes de communication. Ce qui est pertinent à partager pour le projet ne l’est pas forcément pour un voisin, un entrepreneur, etc.

3. Comment s’organise la communication ? Qui sera bientôt responsable de quoi ?

Cela peut paraître évident de savoir qui se charge de quelle fonction, mais cela n’est pas toujours le cas. Les choses se compliquent si plusieurs partenaires collaborent au projet. Chacun a sa propre charte graphique, son propre style et son propre département de communication. Comment s’assurer alors que la communication du projet reste claire et sans ambiguïté pour toutes les parties prenantes ? Discutez-en et accordez vos violons rapidement. Indiquez ces accords dans le plan de communication afin que chaque partie prenante sache ce qu’il est attendu d’elle.

Profitez également de ce moment pour conclure un accord sur le budget de communication. Après tout, il ne sert à rien d’avoir une stratégie de communication s’il n’y a pas assez d’argent qui y est consacré.

Au travail !

Il est maintenant temps de vous mettre au travail. Vous savez ce qu’il y a à faire, quelles séances vous pouvez programmer et vous ne perdrez plus jamais de vue le but recherché grâce aux questions de vérification. L’interprétation et la mise en place concrète d’une stratégie de communication est différente pour chaque projet : c’est un travail sur mesure.

Vous avez besoin d’un sparring partner ? N’hésitez pas à nous contacter ! Ensemble, nous établirons une stratégie solide pour votre projet.