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Nos conseils pour une conférence de presse réussie malgré le coronavirus

mercredi 14 avril 2021

Les plans sont prêts, les premiers coups de pelle sont donnés ou bien la fin des travaux approche. Bref, une étape d’importante du projet est sur le point d’être franchie. L’occasion de saisir cette opportunité pour communiquer au grand public. Pour le projet R4WO nous avons récemment organisé une conférence de presse parfaitement sûre malgré le coronavirus. Mais comment organiser une telle conférence ? Quels sont les choses à faire et à ne pas faire pour s’y préparer correctement ? Nous vous montrons la marche à suivre.

Le script, un élément indispensable

Bien débuter, c’est déjà une demi-victoire. Avec un bonus supplémentaire dans le cadre d’une conférence de presse : bien débuter, et à l’heure, c’est une demi-victoire. Car démarrer dans les temps est un point clef dans une bonne préparation. Mais comment s’y prendre ?

1ère étape : réaliser un script

Il s’agit d’un document dans lequel vous décrivez ce qui doit se passer ou ce dont vous avez besoin pour la conférence de presse. Dans le script, vous nommez dans un premier temps les éléments purement pratiques : date, lieu, programme et participants.

  • Date : cela va de soi, mais ce point est très important. De cette façon, vous pouvez établir un planning à rebours pour travailler en vue de cette date.
  • Lieu : mentionnez l’endroit où se tiendra la conférence de presse, tout comme l’adresse où se garer. De manière idéale, vous fournissez également un plan où les deux endroits sont clairement indiqués. Assurez-vous que l’emplacement de parking ne se trouve pas trop loin du lieu de la conférence de presse. Cela peut parfois effrayer des journalistes, qui y perdraient du temps.
  • Programme : planifiez chaque moment, du début à la fin. Commencez par l’arrivée des participants et terminez par la séance de questions-réponses. Prévoyez suffisamment de temps de battement entre les différents parties du programme. Décrivez de manière détaillée ce qui se passera à chaque moment.
  • Participants : listez tous les participants. Vous serez alors certain que vous n’oubliez personne. Vous souhaitez inviter un ministre, un bourgmestre ou un échevin ? Étant donné qu’ils sont très occupés, il est préférable de prendre directement contact avec leur cabinet. Ils pourront fixer le rendez-vous et vous serez assuré de leur présence.

2ème étape : dressez une liste des équipements

Organiser une conférence de presse, cela revient à mettre sur pied un événement. Cela signifie que vous devez prévoir beaucoup de choses. Il s’agit principalement des équipements qui peuvent paraître évidents mais qui sont souvent négligés. C’est pourquoi il est préférable d’inclure une liste de tous les équipements dans le script.

Voici un exemple. La liste suivante s’applique surtout pour les projets d’infrastructure, comme le projet R4WO. Nous transformons le R4 Ouest et Est jusqu’au réseau principal à Gand, Evergem, Zelzate et Wachtebeke. Nous nous attaquons à l’ensemble de l’infrastructure routière pour que le R4 soit plus fluide et plus sûr pour les automobilistes comme pour les cyclistes. La conférence de presse de ce projet s’est tenue sur le chantier même.

  • Signalisation de chantier : tous les panneaux de signalisation sont-ils à leur place et bien visibles ?
  • L'abri de chantier : les abords de l’abri de chantier sont-ils propres ?
  • Emplacements de parking : y a-t-il suffisamment de possibilités pour se parquer dans les environs du chantier ? Qui se gare où ? Prévoyez par exemple des panneaux et une signalisation.
  • Matériel promotionnel : quel matériel promotionnel est disponible ? Est-ce que tout a été imprimé avec le bon logo ? Songez aux drapeaux extérieurs, aux casques et vestes avec le logo du projet, aux cartes de visite et aux palissades de chantier. Montrer son logo de manière reconnaissable est toujours agréable et conseillé.
  • Matériel divers : avez-vous assez de matériel adapté contre le coronavirus (gel hydroalcoolique, masques…) ? Avez-vous prévu des parapluies en cas d’averse (imprévue) ? Une tente est-elle nécessaire ? L’accès au chantier est-il sécurisé ? Faut-il porter des bottes et un casque pour pénétrer sur le chantier ? Y a-t-il une bêche pour les premiers coups de pelle ? Est-ce qu’un décor de fond est nécessaire pour les photos ?
  • Catering : faut-il prévoir de la restauration ? Qu’est-ce qui a été convenu avec le traiteur ? L’équipe de projet a-t-elle prévue elle-même une restauration ? De l’alcool sera-t-il servi ou pas ? Quid de la décoration ? C’est un point d’intérêt moindre en ces temps de pandémie, mais certainement une plus-value dans le monde post-coronavirus.

Votre approche médiatique est-elle suffisante ?

La conférence de presse en tant que telle est un aspect de l’approche médiatique. Au-delà des aspects pratiques de votre script, la communication que vous envoyez à l’avance est, au moins, aussi importante. Ci-dessous nous vous donnons un aperçu de ce dont vous avez besoin, vous et la presse.

Communiquez sur vos propres canaux

  • Mentionnez votre événement une à deux semaines à l’avance sur vos canaux de communication : un article sur votre internet, une publication Facebook ou une newsletter. Établissez un plan d’attaque.
  • Rédigez un document avec des lignes de paroles, basées sur les informations au sujet du projet. Ces lignes ou discours forment le fil rouge des explications durant la conférence de presse. Pratique aussi bien pour les locuteurs que pour vous, l’organisateur.

Adressez-vous directement à la presse

  • Au moins deux semaines avant la conférence de presse, rédigez un communiqué annonçant l’étape importante du projet. Grâce à un communiqué, vous mettez votre projet en lumière gratuitement et de manière positive. En outre, il sert également de base pour votre propre site internet, vos réseaux sociaux… (owned media) ou pour vous adresser aux parties prenantes et aux médias pertinents (earned and shared media).
  • Ajoutez à votre communiqué de presse une invitation avec les modalités pratiques. De cette façon, les journalistes sont formellement invités à la conférence de presse. Vous renvoyez cette invitation quelques jours avant la conférence en guise de rappel.
  • La rédaction d’un dossier de presse fait également partie des préparatifs. Vous le distribuez aux journalistes présents pendant la conférence de presse. Dans l’idéal, vous prévoyez également une version numérique que vous envoyez à l’avance. Vous y incluez des documents pratiques comme le communiqué de presse, le plan de parking, l’itinéraire, les questions les plus souvent posées ainsi que d’autres productions (brochures informatives, dépliants sur le projet ou images de synthèse).

Vous souhaitez plus d’informations sur le projet R4WO ? Visitez le site internet.

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