3 moyens d’aller à la rencontre de vos parties prenantes
Pour la plupart des institutions et autorités, les relations avec les parties prenantes sont essentielles. Construire une nouvelle route, mettre en place un nouveau plan de mobilité ou convaincre un voisinage sur un parc éolien : la façon dont vous interagissez avec le monde extérieur en dit long sur la santé de votre projet. Et il y a parfois un décalage. Cela a un impact sur le travail des personnes responsables des relations avec les parties prenantes. Il est donc nécessaire de renforcer votre organisation afin de ne pas subir une pression trop intense venant des parties prenantes.
En tant qu'expert externe mandaté par une organisation, vous devez être prêt à la confrontation, souvent intense, parfois brutale, avec des riverains concernés et des groupes d’intérêt écologiques, agricoles ou commerciaux. Sans oublier le monde politique. Dans de nombreuses organisations, la connaissance de ces éléments n’est pas suffisante.
Voilà trois types d’approche pour préparer au mieux une organisation à la résistance des parties prenantes.
1. Effectuez un test de résistance de votre organisation en lien avec vos parties prenantes
Une organisation a beau avoir d'excellents processus, des structures efficaces et des connaissances professionnelles, tout cela peut être inutile face aux réactions émotives ou virulentes du public lors de la mise en place de processus participatifs. Chaque organisation doit donc se demander si elle est prête à interagir correctement avec son environnement et à faire face aux résistances extérieures. En d'autres termes, il s'agit d'un test de résistance. Effectuez-le en vous posant trois questions :
a. La capacité décisionnelle de l'organisation est-elle suffisamment solide ?
Pas de participation sans décision. Vérifiez l’efficacité de vos structures décisionnelles et la présence des bonnes personnes à la table des négociations, tout en fixant des délais raisonnables pour informer les parties prenantes.
b. Avez-vous assez de ressources internes pour prendre en charge les résultats de la participation ?
La nature de la participation doit être adaptée aux moyens de votre structure interne pour pouvoir la mettre en pratique. Faites correspondre les attentes à ce que vous pouvez fournir en interne.
c. Existe-t-il une marge de manœuvre pour évoluer avec les parties prenantes ?
Il est bon d'adopter un point de vue qui puisse évoluer en fonction des arguments de chacun. Vous établissez cette marge de négociation ou de contenu à l'avance. De quelle marge de manœuvre disposez-vous ? Voyez si l'organisation passe le test de résistance ici aussi.
2. Vérifiez si vous êtes bien organisé avant de vous engager auprès du monde extérieur
Les organisations surestiment souvent leur capacité à faire face au monde extérieur de manière adéquate et avec succès. Cela conduit parfois à un engagement trop peu préparé avec les parties prenantes. Or, on peut considérer la participation, le dialogue avec les parties prenantes et la communication citoyenne comme les révélateurs de failles structurelles. L’arrivée soudaine de voix critiques et d'idées constructives montre aux autorités que leurs processus internes pourraient être améliorés, que leur pouvoir de décision n'est pas si optimal que ça et que leur main-d'œuvre est mal répartie dans l'organisation. Là aussi, une vérification est nécessaire avant de se lancer sans réfléchir vers le monde extérieur. Sommes-nous aussi bien organisés que nous le pensons ?
3. Assurez-vous que l’émotion collective ne prenne pas toute la place dans la gestion des résistances
Face à une résistance venue de l’extérieur, votre organisation se met souvent en mode combat. J'ai vu des conseils d'administration se mettre en ordre de bataille en oubliant complétement toute rationalité. Pour s'engager dans une bonne gestion de son environnement social et vérifier si les intérêts légitimes reçoivent l'attention qu'ils méritent, il faut, en tant que consultant externe, désamorcer cet effet de groupe avant même qu’il ne survienne. Cela peut se faire en mettant sur papier des accords sur la manière de traiter les revendications et demandes des parties prenantes, en convenant d'un processus clair de prise de décision. En d'autres termes : prendre en compte la "résistance émotionnelle" dans le processus rationnel normal que les organisations connaissent bien.
Dernier conseil pour la route ! En tant que consultant en communication, vous n'êtes pas en mesure de rendre une organisation imperméable à l'environnement ? Rédigez vos recommandations sur une feuille A4, n'envoyez pas de facture et demandez à votre client de travailler dessus avant de vous rappeler.
