SOS télétravail : 6 conseils pour la communication interne

1.     Prévoir des contrôles réguliers

Enfonçons une porte ouverte en guise de premier conseil : maintenir le contact est essentiel. Assurez-vous d’organiser régulièrement des réunions. Osez demander comment vont vos collègues. Si quelqu’un est stressé, il est plus facile de s’en rendre compte en étant assis à côté de lui. Mais reconnaître des situations stressantes ou d’incertitudes à distance n’est pas chose aisée. Gardez donc un contact régulier et évaluez la motivation de chacun. Téléphonez également de temps en temps aux collègues qui ne travaillent pas directement au sein d’équipes, comme la réceptionniste ou la secrétaire de direction.

Conseil supplémentaire pour les grandes entreprises : créez un effet de cascade. Demandez aux cadres de garder le contrat avec leurs collaborateurs directs, qui demanderont la même chose à leur équipe. De cette manière, personne ne passera à travers les mailles du filet.

2.     Une réunion d’équipe ? Tout le monde doit se voir

En entamant une réunion digitale, activez toujours la caméra. Ainsi chacun peut se revoir, et vous maintenez le contact humain avec les collègues. C’est garanti : tout le monde aura le sourire au début de la réunion. Afin de maintenir une connexion stable par la suite, il peut toutefois être préférable de désactiver la fonction vidéo. Surtout lors du partage de documents, car le son fonctionne alors mieux sans l’image.

3.     Regroupez toutes les informations sur le coronavirus liées au travail au même endroit

Chaque employé s’interroge sur l’impact du coronavirus sur son travail, et cherche du même coup des réponses. Rendez cette recherche aussi simple en rassemblant toutes les informations sur le coronavirus en lien avec le travail sur un seul et même canal (par exemple, une page de l’intranet ou un groupe WhatsApp). Si certaines choses restent floues, mentionnez-le. Tout le monde le comprendra.

Cela ne signifie toutefois pas que vous ne pouvez pas communiquer par d’autres moyens. Au contraire, une bonne communication est souvent le résultat d’un mélange entre différents canaux. Mais renvoyez toujours au point central d’information, et maintenez-le à jour.

4.     Faites place à l’émotionnel et à la connexion

La communication, c’est 20 % de rationnel et 80 % d’émotionnel. D’autant plus en ces temps incertains. Tenez-en toujours compte. Acceptez que la période soit étrange. Insistez sur le fait que vous pouvez y arriver tous ensemble, éventuellement grâce à un message vidéo du PDG ou du directeur. Les relations passent avant l’information.

De manière horizontale, le lien est également important. En maintenant le contact avec les collègues, les employés savent qu’ils ne sont pas seuls. Tout le monde est dans le même bateau, où un peu d’humour ne fait pas de mal pour dédramatiser la situation. Chez Connect, par exemple, nous gardons un contact rapproché en nous envoyant des blagues et des challenges photos sur Slack.

5.     Envoyez plus fréquemment une newsletter interne

Fournissez une communication push régulière. Par exemple en envoyant plus souvent une newsletter interne. Dans le cas de SmartwayZ.NL nous avons même fait passer la fréquence à deux bulletins d’information de manière hebdomadaire. Une avec des communications personnelles, comme de petits entretiens de collègues et des conseils pour aménager un bon espace de travail à domicile. La deuxième contient des informations sur les projets, de telle manière que tout le monde reste informé en termes opérationnels. Dans ces bulletins d’information, insérez un lien vers le point d’information central de l’intranet (voir point 3).

6.     Soyez disponibles, mais fixez des limites

Des recherches le démontrent : une journée de travail à domicile est plus longue. Logique, car les rituels comme les pauses repas et éteindre son ordinateur portable disparaissent. Il en va de même pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail. Le chemin entre la chambre et le bureau est moins long. En tant qu’employé, vous devez surveiller vos limites. Des outils comme Microsoft Teams et Slack sont autant de bénédictions pour le travail à domicile, mais il faut oser les fermer pendant une pause ou lorsqu’on est pris par une tâche compliquée. Histoire de ne pas être dérangé par les notifications.

Par

Lara Rogiers, Communications Advisor