Als externe expert moet je de organisatie voorbereiden op de niet zelden brutale confrontatie met getroffen buurtbewoners en hardnekkige belangenverdedigers van groen, landbouw of bedrijvigheid. Oh ja, en ook nog de politiek. Daarvan is in flink wat organisaties de kennis omgekeerd evenredig aan de irritatie die deze beroepsgroep oproept. 

Hieronder volgen drie invalshoeken over hoe je als omgevingsmanager of communicatiespecialist een organisatie zo goed mogelijk voorbereidt op weerstand vanuit de omgeving.

1. Doe een omgevingsstresstest van de organisatie

Een organisatie is opgebouwd vanuit een rationele cultuur met uitstekende processen, efficiënte structuren en professionele inzichten. Zodra de buitenwereld via participatie wordt binnengelaten, krijgt die rationele machinerie een stuk subjectievere en impulsievere input te verwerken. En dan loopt het anders zo goed geoliede radarwerk weleens vast. Elke organisatie zou daarom moeten onderzoeken of ze klaar is om de dialoog met de omgeving op een goede manier aan te gaan. En of ze externe weerstanden kan weerstaan. Met andere woorden: een stresstest. Drie vragen staan centraal in zo’n omgevingsstresstest:

a. Is de besliskracht van de organisatie snel en sterk genoeg?

Er is geen inspraak zonder uitspraak. Check of er binnen de organisatie goed werkende beslissingsstructuren zijn en of diegenen met beslisautoriteit aan tafel zitten. En leg doorlooptijden vast om terug te koppelen naar de omgeving.

b. Zijn de interne resources aanwezig om externe input te verwerken?

De aard van participatie met de omgeving moet worden afgestemd op de mate waarin de interne structuur ze kan verwerken. Stem de verwachting af op wat je intern kan waarmaken.

c. Is er inhoudelijke en budgettaire ruimte om mee te bewegen met de omgeving?

Je standpunt bepalen is prima, mits er ruimte is om met de juiste omgevingsargumenten mee te bewegen. Die onderhandelingsruimte leg je op voorhand vast. Hoeveel ruimte heb je? Bekijk of de organisatie ook hier de stresstest doorstaat.

2. Organisaties overschatten vaak hun eigen kracht

Organisaties zijn geneigd de eigen competenties om met de kritische en geïnformeerde burger om te gaan te overschatten. Soms leidt dat tot een slecht voorbereide dialoog met de omgeving. Maar het zorgt ook voor een contraproductieve roekeloosheid die uiteindelijk de belangen van de samenleving volledig diskwalificeert. Een plotse instroom van omgevingsinput, kritische geluiden en constructieve ideeën laat overheden en bedrijven zien dat hun interne processen beter kunnen. De besliskracht is suboptimaal en hun menskracht zit verkeerd verdeeld in de organisatie. Ook op dat vlak kan een omgevingsstresstest op voorhand inzicht bieden. Zijn we wel zo goed georganiseerd als we denken?

3. Zorg dat groepsdenken geen kans maakt

Als je weerstand ondervindt van de omgeving, dan schiet de eigen organisatie regelmatig in gevechtsmodus. Ik heb directiekamers zien transformeren in een wij-tegen-de-wereld houding waarbij de eigen rationaliteit totaal uit beeld verdween. Om aan goed omgevingsmanagement te doen, en te kijken hoe gerechtvaardigde belangen de aandacht krijgen die ze verdienen, moet je als externe adviseur de groepsdynamiek in een organisatie ontzenuwen nog voor hij kans maakt. Dat kan door afspraken op papier te zetten hoe met omgevingsinput wordt omgegaan en door een duidelijk proces en beslisniveau af te spreken. Met andere woorden: integreer de ‘emotionele weerstand’ in het normale rationele proces dat organisaties goed kennen.

Lukt het je als externe communicatieadviseur of omgevingsmanager niet om een organisatie omgevingsproof te maken? Schrijf dan op één A4 je aanbevelingen, stuur géén factuur en vraag de klant om hier eerst aan te werken voordat ze je nog eens bellen.