“Stiekem ligt jullie plan al lang klaar, dat heb ik gezien!” Als projectontwikkelaar of bouwbedrijf heb je deze zin vast ooit gehoord. Bijvoorbeeld tijdens een bewonersavond aan de vooravond van je bouwopgave. Aangezwengeld door de naderende Omgevingswet krijgt iedere ontwikkelaar met participatie te maken. Bij Connect begeleiden we regelmatig participatieprocessen. Wij zien kansen voor alle partijen. Want een project dat is afgestemd op de belangen uit de omgeving, is altijd beter.

Met alle belangen op tafel maak je een beter plan

Voor de een is participatie een feestje. De ander ziet er juist tegenop. Vaak worden omwonenden en belanghebbenden geconfronteerd met plannen waar ze niet op zitten te wachten. Dat kan leiden tot wederzijds onbegrip, irritatie naar elkaar en vertraging. Het kan ook anders. In een goed participatieproces leer je de omgeving kennen en komen alle belangen op tafel. Ook dat is niet makkelijk, want je kunt niet alle wensen vervullen. Maar: dat verwachten participanten vaak ook niet. Je bent open in gesprek met elkaar en haalt input op voor je plan. Rechtstreeks van de mensen die het gebied het beste kennen. Maar hoe pak je dat nu goed aan?

Vraag mensen alleen mee te praten als er iets mee te praten valt

Mensen uitnodigen om mee te praten wanneer het project van A tot Z vast staat, is een garantie voor mislukking. Ga dus kritisch met het projectteam te rade: wat staat al vast en wat moet nog worden uitgedacht? Waarover valt te discussiëren en wat is onveranderbaar? Over het eindresultaat of over het proces om daar te komen. Kijk ook hoe je de input die je op gaat halen, uiteindelijk gaat terugkoppelen. Hoe zien participanten het resultaat van de gesprekken die je met ze voert?

Een goed participatieproces start met goede informatie

Breng mensen goed op de hoogte van je project. Ook van dingen die nu nog niet bekend zijn. Zij horen hier misschien pas voor de eerste keer over. Mensen kunnen niet meedenken met je project als ze te weinig informatie hebben. Grote kans dat je dan tijdens de eerste bijeenkomst vooral veel vragen in plaats van antwoorden krijgt.

Je start dus altijd met communicatie. Informeer niet alleen over het project, maar ook over het participatieproces. Schep duidelijke verwachtingen die je ook waar kunt maken. Maak duidelijk wie uiteindelijk de knoop doorhakt, bijvoorbeeld de gemeenteraad. Wees vooraf glashelder wie je vraagt mee te praten, waarover en waarover ook niet. Echt, je gespreksgenoten zullen het waarderen. Vertel belanghebbenden wat je met hun input gaat doen. En wanneer ze het resultaat daarvan kunnen zien. Zo weten ze waar ze aan toe zijn en word jij een betrouwbare gesprekspartner.

Participatie is geen vinklijstje

Gesprekken gaan organiseren dus? Ho, wacht even. Als je het standaardlijstje afgaat, sla je de plank misschien helemaal mis. Komt er niemand op die goed voorbereide bewonersavond. En krijg je achteraf alsnog teleurgestelde reacties. De eerste stap is onderzoeken wie dat eigenlijk zijn: de belanghebbenden van je bouwopgave. Over wie gaat het en hoe bereik je ze? Loop eens door de straat, spreek iemand aan. Scroll eens door de reacties onder nieuwsberichten. Achterhaal of je de betrokkenen beter via social media of met een advertentie in de gemeentekrant bereikt. Weet dat een brief in de bus een absolute basis is, maar kies bij voorkeur voor een combinatie van middelen.

Als je geen tegengeluid hoort, ben je iemand vergeten uit te nodigen

Nu weet je dus wie je aan je participatietafel wilt hebben en in welke fase van het proces. Je weet ze te bereiken en hebt hen van voldoende basisinformatie voorzien. De omgevingsdialoog kan beginnen. Ontstaan er dan geen vervelende gesprekken? Jawel. Sterker nog, als je geen tegengeluid krijgt, ben je waarschijnlijk iemand vergeten uit te nodigen. Er zijn altijd mensen die het niet eens zijn met je plannen. Maar nu ben je wel met ze in gesprek, om alle ideeën, wensen en belangen in kaart te brengen. Waar mogelijk gebruik je het als input voor de planuitwerking.

Hulp is dichtbij!

Ga je participeren voor de bühne? Jammer. Maar ben je overtuigd geraakt van de meerwaarde van een goed participatieproces en denk je nog steeds: hoe pak ik dit nu aan? Check hier ons stappenplan. Kijk je toch nog op tegen het voeren van de gesprekken? Bel ons gerust. We sparren graag met je over je vraag of begeleiden je bij het hele proces. Neem contact op via 040 309 80 01 of mail naar participatie@connect-nederland.nl.