Double the trouble, twice the fun: maak kennis met Anke en Olivia!
Het is een understatement te zeggen dat onze nieuwe Management Assistants grote schoenen hadden om te vullen. Maar wat doen Olivia en Anke dat goed! Ze werken ondertussen al enkele maanden bij Connect en het lijkt alsof het nooit anders is geweest. Maar wat houdt de rol van Management Assistant in? Om enkele misverstanden de wereld uit te helpen, legden we Anke en Olivia enkele waar/niet waar-stellingen voor.
Een Management Assistant heeft als hoofdtaak de telefoon opnemen.
Olivia: Niet waar. Bij Connect is het opnemen van de telefoon slechts een fractie van ons uitgebreid takenpakket. Een aantal van die taken delen we, maar we hebben ook allebei onze eigen specialisaties. Voor mij is dat bijvoorbeeld facturatie.
Anke: En voor mij zijn dat het opvolgen van competities, agendamanagement en preventie. Eigenlijk komen er gewoonweg ook weinig telefoontjes binnen. De meeste communicatie verloopt via mail.
Een Management Assistant moet prioriteiten kunnen stellen.
Anke: Waar. We hebben allebei een veelzijdig takenpakket, waarbij er ook altijd onverwachte of last minute vragen komen langs alle kanten. Zonder structuur en een goede planning kan je dat niet onder controle houden.
Olivia: Dan is het heel belangrijk dat we de juiste prioriteiten kunnen stellen. We moeten weten waar onze focus naartoe gaat en welke zaken of taken kunnen wachten.
Een Management Assistant heeft geen directe collega’s en werkt meestal alleen.
Allebei in koor: Niet waar!
Anke: Met z’n tweeën vormen we een goede tandem en werken we veel samen. Zeker bij onze opstart was dat een voordeel, omdat we ons werk konden organiseren op onze eigen manier.
Olivia: Daarnaast hebben we ook veel contact met andere collega’s, omdat wij (letterlijk) het eerste aanspreekpunt zijn als je binnenkomt op ons kantoor in Hasselt.
Een Management Assistant blijft altijd kalm onder druk.
Olivia: Dat is waar… in theorie althans. (lacht) Het voordeel bij Connect is dat we met z’n tweeën zijn: we kunnen bij elkaar ventileren en taken verdelen op heel drukke momenten.
Een Management Assistant moet uitblinken in multitasken.
Anke: Waar. Multitasken is essentieel binnen onze rol als Management Assistant. Niet enkel omdat we zo’n veelzijdig takenpakket hebben, maar ook omdat geen enkele dag dezelfde is. Het is wel belangrijk dat de prioritaire taken onze volledige aandacht krijgen en we niet voortdurend afgeleid zijn door andere vragen.
Olivia: Daarom gebruiken we allebei verschillende manieren van timemanagement en to do-lijstjes om zo efficiënt mogelijk te werken. Connect helpt ons daar ook bij, want sinds kort kunnen we beroep doen op timemanagement coaches. Je hoort het al, we zitten hier goed bij Connect en hebben in elkaar de ideale match gevonden!
Regelmatig communicatietips, strategische insights en inspirerende artikels in je mailbox ontvangen?
Schrijf je dan zeker in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief.