Wanneer zet je omgevingscommunicatie in?

Omgevingscommunicatie zet je in zodra een project iets verandert voor de mensen en organisaties eromheen. Dat kan een grote verandering zijn, zoals een nieuwe tramverbinding, tunnel of hoogspanningslijn. Maar ook een paar weken werkzaamheden voor de deur kunnen behoorlijk ingrijpend zijn.

De belangrijkste vraag is niet hoe groot een project is, maar vooral: wat betekent dit project voor de omgeving? Zodra het antwoord daarop meer is dan ‘eigenlijk niets’, start je omgevingscommunicatie op.

Wanneer begin je?

Het liefst voordat mensen zelf moeten ontdekken dat er iets staat te gebeuren. Een meetwagen in de buurt of markeringen op straat: het kan al volstaan om vragen op te roepen. Vertel daarom zo vroeg mogelijk wat je onderzoekt, waarom dat gebeurt en wanneer er meer duidelijkheid komt. Je hoeft nog niet alle antwoorden te hebben. Je moet wel laten zien dat je begrijpt dat de omgeving vragen heeft. Bij Gentspoort begon de communicatie jaren voordat er ook maar iets van de werkzaamheden te zien was. Juist omdat het verhaal groot en complex is, werden de inwoners van Gent al vroeg geïnformeerd en betrokken.

Wat verandert er voor de omgeving?

Soms is die verandering heel praktisch. Een weg gaat dicht of mensen moeten een omleiding volgen. Dan moet omgevingscommunicatie vooral praktisch zijn. Wanneer begint het werk? Hoelang duurt het? Wat blijft bereikbaar? En waar kunnen mensen terecht met hun vragen? Dat hebben we ook gedaan bij de werkzaamheden voor onderdoorgang Vierpaardjes in hartje Venlo. Connect bracht partijen bij elkaar en werkten we een aanpak uit voor de hindercommunicatie. Drie jaar voor het project startte faciliteerden we het communicatietraject. Later in 2023, toen de werkzaamheden van start gingen, werden we gevraagd om de omgevingscommunicatie nog eens aan te scherpen en de kanalen in te zetten die passend zijn voor dat moment.

Soms is die verandering minder direct zichtbaar. Het herinrichten van een natuurgebied of het aanleggen van een nieuwe hoogspanningsverbinding bijvoorbeeld. Ook dan is communicatie nodig. Omdat mensen willen weten wat er verandert en wat dat voor hen betekent. Communiceren nog voor de eerste vragen opduiken, maximaliseert je betrouwbaarheid bij de omgeving.

Kan de omgeving nog iets beïnvloeden?

Wacht dan niet tot het ontwerp klaar is. Stel dat een gemeente een wijk anders wil inrichten. Het doel ligt misschien vast, maar over routes, groen, parkeren of verkeer zijn nog keuzes mogelijk. Dan wil je weten hoe bewoners naar het gebied kijken. Door die perspectieven vroeg op tafel te krijgen, kan de inbreng van de omgeving ook echt iets bijdragen aan het plan.

Wees daarbij wel eerlijk over de speelruimte. Als een besluit al vaststaat, doe dan niet alsof iedereen nog aan de tekentafel zit. Connect begint een participatietraject daarom met heldere spelregels: wat staat vast, wat niet en wie wordt wanneer betrokken?

Dat gebeurde ook bij de tijdelijke woningen in Breda. Binnen duidelijke kaders werkten omwonenden en andere belanghebbenden samen met het projectteam toe naar een advies.

Zijn er veel belangen of ligt het project gevoelig?

Dan is omgevingscommunicatie geen extraatje, maar een belangrijk onderdeel van de projectaanpak. Een veiliger wegontwerp kan grond of gebouwen kosten. Een noodzakelijke energieverbinding kan dwars door iemands leefomgeving lopen.

Zo komen bij het project Noord-Zuid Limburg veel belangen samen. Connect ondersteunt daar de communicatie en het stakeholder- en omgevingsmanagement. Door betrokken partijen en hun belangen goed in beeld te hebben, speelt het projectteam gepast in op vragen en zorgen.

Goede omgevingscommunicatie probeert weerstand dus niet weg te poetsen. Het helpt het projectteam te begrijpen waar die weerstand vandaan komt, wat erachter schuilgaat en hoe dit kan helpen om het project meer ruggengraat te geven.

Omgevingscommunicatie op z’n Connects

Bij Connect ontwikkelen we een strategie die ook buiten de vergaderzaal werkt. We brengen de omgeving, stakeholders en risico’s in kaart. We maken communicatie- en participatieplannen en coördineren de uitvoering. Van gesprekken met bewoners en ondernemers tot nieuwsbrieven, projectwebsites, informatiebijeenkomsten, kaarten en communicatie rond de bouwplaats. Liefst vanuit het hart van het projectteam. Zo rendeert omgevingscommunicatie het best.

Benieuwd hoe je omgevingscommunicatie voor jouw project inzet? Neem hier contact met ons op.