Checklist: hoe organiseer je een ‘coronaproof’ participatiebijeenkomst?

Deze checklist is gebaseerd op Nederlandse richtlijnen, maar de algemene tips zijn uiteraard ook van toepassing in België.

De coronaproof-checklist

Over het algemeen wil je voorkomen dat er te veel mensen op eenzelfde plek bij elkaar komen. Daarom moet je op voorhand goed nadenken over de looproute. Onderstaande checklist gaat je daarbij helpen. Want: waar moet je allemaal aan denken als je in deze tijd een fysieke participatiebijeenkomst wilt organiseren?

1. Bepaal het maximaal aantal personen voor een ruimte
Dit aantal is afhankelijk van de locatie waar de bijeenkomst plaatsvindt. Hoeveel plaats is daar? Het helpt om uit te gaan van zittende mensen aan een tafel. Zo voorkom je dat mensen rond gaan wandelen en te dicht bij elkaar komen.
Ga dus zeker op voorhand kijken bij de locatie en bespreek met de locatie wat er mogelijk is. Kunnen de deelnemers bijvoorbeeld ook via een aparte uitgang naar buiten?

2. Maak een strakke tijdsplanning
Ga je met groepen in aparte sessies werken? Zorg er dan voor dat niet iedereen tegelijkertijd binnenkomt. Het is veel gemakkelijker om de 1,5 meter te waarborgen bij een kleine groep mensen. Wij planden de sessies daarom trapsgewijs in: de eerste groep start om 09.00 uur, de tweede om 09.15 uur, en zo verder.

3. Maak een duidelijk aanmeldformulier
Waar je voorheen soms mensen gewoon binnen liet lopen, is dat nu niet aan te raden. Laat mensen zich aanmelden voor een bepaald ‘tijdsslot’ via een duidelijk aanmeldformulier. Zo heb je van tevoren een duidelijk overzicht van hoeveel mensen er wanneer komen en kun je zien wanneer een tijdsslot vol zit (en deze sluiten).

4. Communiceer duidelijk over de maatregelen die er worden genomen
Omdat iedereen zich heeft aangemeld via het formulier, kun je in de week voor de bijeenkomst, alle deelnemers een e-mail sturen. Daarin licht je de maatregelen die je neemt toe en kun je hen verzoeken om niet te komen als ze klachten hebben.

5. Zorg voor genoeg desinfectiemiddelen
Plaats zeker desinfectiegel bij de ingang. Mochten er meerdere sessie in dezelfde ruimte plaatsvinden, laat de tafels en stoelen tussen die sessies desinfecteren.

6. Zorg voor een gastman of -vrouw die de mensen opvangt
Dit is normaal al niet heel ongebruikelijk, maar nu extra belangrijk. De gastman of -vrouw checkt of iedereen aanwezig is, niemand klachten heeft en houdt in de gaten of mensen zich aan de maatregelen houden. Daarnaast kan hij of zij de aanwezigen naar de juiste zaal begeleiden. Zo houd je grip op de door jou bedachte looproute.

7. Houd als organisatoren ook afstand van je publiek en elkaar
Je kent je eigen collega’s natuurlijk al langer en ook je opdrachtgever is inmiddels bekend. Het is heel menselijk als je dan zelf de 1,5 afstand niet altijd even scherp in het oog hebt. Herinner jezelf hieraan!

Door 

Manon Notermans
Communicatieadviseur