Het intendantendebat: 6 inzichten vanuit de praktijk

1. Een intendant moet worden aanvaard 

Een intendant wordt (meestal) aan boord gehaald als tijdelijke crisismaatregel wanneer het vertrouwen tussen de verschillende belanghebbenden een dieptepunt heeft bereikt. Om het vertrouwen terug op te bouwen, is het essentieel dat een intendant door alle betrokken partijen wordt aanvaard. Anders wordt zijn autoriteit steeds in vraag gesteld waardoor het debat gaat over de persoon en niet over de inhoud.  

2. Een intendant is geen bemiddelaar 

Het verschil tussen een intendant en een bemiddelaar is dat een intendant zelf vanuit een bepaalde expertise of vakgebied kijkt naar het (probleem)dossier. Een bemiddelaar daarentegen is een neutrale persoon zonder inhoudelijke kennis die louter een bemiddelende rol heeft. Een ander verschil is dat een bemiddelaar volgens een vast proces tot een compromis wil komen, terwijl een intendant vooral als doel heeft om via een zorgvuldig proces op maat van het probleem tot een oplossing te komen die de besluitvorming vooruithelpt.  

3. Een intendant werkt in alle transparantie 

Transparantie is één van de codewoorden van een intendant. Transparantie moet er in de eerste plaats zijn tussen de verschillende belanghebbenden van het project. Hoe maak je dat waar? Laat stakeholders een vragenlijst over verwachtingen invullen en deel die met elkaar. Plaats alle documenten online zodat iedereen alle stappen kan volgen. Creëer een veilige omgeving waar iedereen aan het woord kan komen. Verwijder stakeholders van de gesprekstafel wanneer zij niet willen meedenken aan oplossingen en wees daar eerlijk over. In de tweede plaats is transparantie naar je opdrachtgever belangrijk. Praat die regelmatig bij zodat hij weet wat er leeft en welke richting je proces uitgaat. Zo vermijd je verrassingen op het einde.

4. Een intendant coördineert en communiceert 

Als intendant krijg je niet enkel de inhoud van het project in handen, maar ook de communicatie erover. Of dat wil een intendant toch. Het is belangrijk om met alle betrokkenen af te spreken dat er in vertrouwen wordt gewerkt en lekken naar de pers het proces blokkeren. De intendant houdt de genuanceerde boodschap(pen) die naar buiten gaan in de hand en bepaalt het narratief. Dat ontwikkel, ontwerp en verbeeld je liefst samen met de andere actoren aan de tafel. Media vergroten en versterken vooral scherpe en tegengestelde meningen. Kies daarom je vaste communicatiekanalen en wees terughoudend om te reageren op andere kanalen. Andersom wil je als intendant ook bereikbaar en toegankelijk zijn voor de actoren. Zorg dat je als intendant weet bij welke experten je moet zijn voor welke vragen zodat je snel en adequaat kan handelen.  

5. Een intendant is geen persoon maar een wetenschappelijk team 

Intendant. Het woord verwijst naar een persoon, maar in de praktijk is dit vaak een team. Elke goede intendant beseft wat hij weet en kan, maar ook waar zijn of haar grenzen liggen. Daarom verzamelt een intendant een interdisciplinair team van experten rond zich om analyses en aanbevelingen wetenschappelijk te onderbouwen. De intendant vertrekt daarvoor vanuit de wetenschap en kennis die het team rond zich verzamelt. Denk daarbij aan verschillende materies zoals straling, PFAS, rechtspraak, gezondheid … De wetenschap meet en maakt analyses waar opties en adviezen uit voortkomen. De politiek neemt op basis daarvan beslissingen en beoordeelt de haalbaarheid en betaalbaarheid van het advies. Dit weegt ze af tegen het risico dat de politiek wil aanvaarden voor haar beslissing.  

6. Een intendant verricht pionierswerk 

Een intendant krijgt een mandaat om te zoeken naar (creatieve) oplossingen. Gebruik de ruimte die je krijgt om pionierswerk te verrichten en innovatie een kans te geven. Duid eventueel pilootprojecten aan die later en elders een vervolg kunnen vinden. Denk hierbij aan het kenniscentrum voor PFAS dat recent werd opgericht op aanbevelen van het intendantschap of de innovatieve manieren waarop men landbouw en natuur tracht te verzoenen in het Turnhouts Vennengebied. Vergeet daarbij vooral niet om bepaalde quick wins in de kijker te zetten die het geloof en draagvlak in het project kunnen versterken. 

Help, ik heb een intendant nodig

Is dat zo? Het belangrijkste inzicht is volgens ons dat je de nood aan een intendant net kan vermijden door vanaf de start van een project het stakeholdermanagement de plaats te geven die het verdient: in de cockpit van het projectteam. Zo start je vanuit een centrale positie van waaruit je aan vertrouwen kan bouwen, potentiële risico’s kan inschatten en snel kan schakelen waar nodig.