Boeken, publicaties en werkmodellen

Een project of gebied positioneren is eigenlijk een piramide bouwen van zes woorden. Woorden die in hun precieze volgorde en combinatie de unieke code zijn van je project. Lukt dat, dan heb je een positionering te pakken die voor onderscheiding zorgt. En die toelaat om verdere productontwikkeling richting te geven. Gebruik de woordpiramide en je krijgt meteen meer richting in je project.

Hoe krijg je meer zicht op je stakeholders en vooral, welke conclusies trek je hieruit als communicatieprofessional? Er bestaan veel manieren om stakeholders in te delen. Je kan het doen op basis van hun betrokkenheid, hoe dichtbij of veraf ze zich fysiek van het project bevinden of welke macht ze uitoefenen. Dat geeft elk op zich een goed beeld, maar met het MBNC-model combineer je al die dimensies. En je krijgt meteen meer vat op de acties die zich opdringen.

Als je op vrijdag de film van de week terugdraait, wat zie je dan? Een stroom aan interne vergaderingen of toch ook een geactualiseerde projectpagina, een aantal beantwoorde bewonersvragen en een paar Facebook-posts? Als het goed is, een mix. Want natuurlijk voer je het best veel intern overleg, maar het moet wel tot output leiden. Daar grip op krijgen is belangrijk voor een communicatieafdeling. Met het proces-outputmodel krijg je zicht op je werkpakketten en hoe je hierin kan schuiven.

Moeten we aan participatie doen? Dat voelt bijna als een onethische vraag, zo normaal vinden we het om de burger te betrekken. Toch is het goed om stap voor stap te werk te gaan. Participatie toelaten is een belofte maken van verandering. Die moet je dan ook kunnen waarmaken. Met de participatiechecklist heb je een handig instrument.

Communicatie is timing. Op welk moment zeg ik wat? Zit je nog maar in de planningsfase, dan heb je iets anders te vertellen dan wanneer je vlak voor de start van de werken staat. Toch zit er een rode draad in je communicatie. En om die te bewaken, helpt de 3D-techniek om steeds de juiste accenten te leggen. Bovendien niet alleen voor werken met hinder of ongemak. Het 3D-model is een prima techniek om in alle projecten met een lange doorlooptijd te gebruiken.

Het projectteam denkt in procedures, kritische datums en interne planningen. Jij denkt aan acties, stevige kernboodschappen en aan de burger. Hoe breng je die twee samen? Gebruik de kapstoktechniek om jouw acties aan de kritische mijlpalen van het projectteam op te hangen. Doe die oefening samen met het projectteam. Met deze oefening kom je na twee uurtjes uit de vergaderzaal met een communicatietijdslijn en ziet het projectteam hoe communicatie inspeelt op het ritme van het project en rekening houdt met hun bezorgdheden.

Hoe krijg je in een project de prioriteiten juist? Dat is zowel in de uitvoeringsfase van belang als in de lange planningsfase. Natuurlijk wil je leuke acties die makkelijk de krant halen. Maar ondertussen moet ook de basis in orde zijn. Dat lijkt soms te botsen. Met dit model start je vanuit de kern en bouw je laag per laag je communicatie op. Niet voor één doelgroep maar voor al je doelgroepen. Zo ben je zeker dat je niets vergeet.

Hoe krijg je jouw communicatievoorstel goedgekeurd? Je bestuurder heeft geen tijd voor een lang rapport, en is allergisch aan ‘slides-met-puntjes’. Dat is ook niet gek. Veel plannen zijn gewoon te lang, en komen bovendien pas ver na zonsondergang ter zake. Verplicht jezelf alles op één A3 te bundelen, en vergeet alle diplomatie: maak meteen duidelijk wat je voorstel is. We doen dat in drie stappen: voorstel, probleem, plan. Zo krijg je een praatplaat waarmee je meteen in gesprek kan.

In beleidsplannen is het soms lang zoeken naar de krenten in de pap. Of het nu een mobiliteitsplan is, een masterplan of ruimtelijke visie, het zijn natuurlijk vooral verzamelplaatsen van beleid en vaak ook nog eens in bestuurlijk jargon. Maar ook die moet je goed kunnen vertalen naar je inwoners. Dat is de democratische plicht van elk bestuur, en het zorgt ook gewoon voor een beter begrip van waar je bestuurlijk mee bezig bent. De Big Story-techniek is een beproefd Connect-model waarmee je zelf aan de slag kan.

Of je met je project wint of verliest, heeft te maken met de verwachtingen die je hebt gecreëerd. Dat kan gaan over de duurzaamheidsambities van het nieuwe zwembad tot de invulling voor een binnenstedelijke ontwikkeling. Ben je nogal ambitieus geweest, dan weet je dat de lat hoger ligt. Ga je over die lat, dan is dat fantastisch. Maar er is natuurlijk ook een risico dat het niet lukt. Het is een spel van belofte en ontgoocheling. Met communicatie kan je dat voor een flink stuk managen.