'De oplossingsruimte is groter aan het begin van het project'

Met wat voor doel betrek je stakeholders en organiseer je participatie?

Het is belangrijk vooraf goed na te denken met wat voor doel je stakeholders betrekt en participatie organiseert. Wordt de participatie ingevuld omdat het een democratisch recht is, en misschien wel een ‘moetje’? Een voorbeeld hiervan is de voorgeschreven participatie behorend bij vergunningstrajecten. Is de participatie instrumenteel om legitimiteit of draagvlak te verkrijgen voor het project of de bedrijfsactiviteiten? Of is er een meer inhoudelijk doel en is de participatie vooral bedoeld om een plan beter te maken? Professor Eefje Cuppen (Universiteit Leiden) heeft veel onderzoek gedaan naar de impliciete veronderstellingen die besloten zitten in participatie. 

Naast de hierboven genoemde veronderstellingen over het doel, zijn er bijvoorbeeld ook vooronderstellingen over wie kan, mag en moet meedoen. Probleem is dat die aannames tot fricties en teleurstelling kunnen leiden, bijvoorbeeld wanneer verschillende partijen verschillende verwachtingen hebben. Het expliciteren van het doel van participatie en de wijze waarop deze georganiseerd wordt zorgt dat interne én externe verwachtingen goed op elkaar afgestemd kunnen worden en misvattingen of eigen interpretaties voorkomen.

De oplossingsruimte is groter aan het begin van het project 

Wanneer participatie moet bijdragen aan het verkrijgen van legitimiteit of draagvlak of bedoeld is om een plan beter te maken, geldt dat de oplossingsruimte groter is aan het begin van het project dan aan het eind van het project. Hoe verder het projectplan uitgewerkt is, des te minder ruimte er is om ideeën of verbeteringen in het plan te verwerken.

De neiging bestaat om vanuit zorgvuldigheid en risicobeheersing alles eerst goed uitgezocht te hebben, voordat stakeholders betrokken worden. Maar het leidt ertoe dat er geen ruimte meer is voor aanpassing. De kunst is om te durven om met een onaf, onvolmaakt plan met nog openliggende opties het gesprek aan te gaan. Daarbij is het wel belangrijk goed na te denken over wat daarbij relevante informatie voor de stakeholders is. Denk aan informatie over planning, tijdelijke en definitieve impact als die er is, het voorkomen van hinder (geluid, verkeer), herinrichting, zodat stakeholders zinvol kunnen meedenken over mogelijke alternatieven inclusief voor- en nadelen. Het vraagt ook om helderheid over wat essentieel of randvoorwaardelijk voor het plan is (met andere woorden ‘waar valt niet aan te tornen’).

In het warmte-infrastructuurproject Leiding over Noord waar ik als manager Omgeving en Vergunningen met de voeten in de klei heb gestaan mochten stakeholders hun inbreng vroegtijdig leveren, met als gevolg dat maar liefst 70% van het oorspronkelijke geplande tracé in meer of mindere mate werd gewijzigd: de route van de leiding of de wijze van aanleg werd aangepast. Dat was een logisch gevolg van het gekozen proces. Als je stakeholders zinvol wilt betrekken, kun je niet zonder plan of alleen met vage ideeën aankomen. Je moet bijvoorbeeld dus wel een voorlopig ontwerp voorleggen, iets waarover je het kunt hebben maar dat tegelijkertijd niet in beton gegoten is. Vooraf hebben we met het projectteam bepaald dat inspraak van de stakeholders het plan kon verbeteren én voor meer draagvlak zou kunnen zorgen. We waren ons ervan bewust dat dit ertoe zou kunnen leiden dat het plan aangepast zou moeten worden.

Nut en noodzaak van vroegtijdig betrekken van stakeholders

Het vroegtijdig betrekken van stakeholders heeft in mijn optiek vooral veel voordelen. Het draagt bij aan de kwaliteit van het plan, het verkrijgen van draagvlak, het vroegtijdig inzichtelijk krijgen van relevante en minder relevante bezwaren, acceptatie bij stakeholders die geraakt worden door de ontwikkelingen (het geeft hen de tijd om een toekomstige nieuwe situatie te accepteren) en het vroegtijdig opbouwen van contact met stakeholders. Ook biedt het meer kans op win-win uitkomsten. Allemaal zaken die bijdragen aan een soepele uitvoering van een project of implementatie van een plan. Eventuele bezwaren heb ik liefst zo vroeg mogelijk op tafel zodat er nog ruimte is om ze weg te nemen, in plaats van dat ze op het laatste moment boven tafel komen en tot vertraging leiden. En als je er onverhoopt niet uitkomt met een stakeholder en er wellicht zelfs een rechtsgang noodzakelijk is, is het prettig de tijd te hebben een goed dossier op te bouwen.

Wat is het juiste moment om stakeholders te betrekken

Kortgezegd is mijn stelregel: als je al klaar staat om vergunningen aan te vragen of bedrijfsactiviteiten op te starten is het te laat om instrumentele of inhoudelijke participatie te organiseren. Die vormen van participatie vragen om vroegtijdige betrokkenheid in het project, op basis van een voorlopig ontwerp of voorlopig plan dat ruimte laat voor echte inbreng en aanpassingen. Vanuit mijn werkpraktijk en expertise adviseer ik vroegtijdige betrokkenheid. In het eerder genoemde project zijn we van meet af aan volstrekt helder geweest naar stakeholders dat het project gerealiseerd zou gaan worden én over het doel en het proces van participatie. Die helderheid én ruimte hebben stakeholders zeer gewaardeerd bleek uit de evaluatie achteraf. Mensen voelden zich erkend en gehoord als belanghebbenden en wisten waar ze aan toe waren. Het heeft ertoe geleid dat we op een tracé van ruim 17 km lang, vele meters breed en door dichtbebouwd stedelijk gebied nul bezwaren hebben gekregen.

  
Ik wens jullie de durf om stakeholders vroegtijdig bij je plan of project te betrekken toe en veel succes! 

Bianca Boverhoff geeft als strategisch adviseur, executive coach en onafhankelijk voorzitter sturing aan omgevingsgericht leiderschap en strategisch stakeholder engagement in complexe energietransitieprojecten en -samenwerking (www.solotahari.nl).