Tien communicatietips voor een goede infomarkt

1. Communiceer breed genoeg en goed op voorhand.
Het durft al eens mis te gaan nog voordat het begonnen is: bij de uitnodiging. Soms wordt de perimeter van straten die je gaat uitnodigen te beperkt genomen. En even vaak is de verdeeltermijn zo krap dat mensen hun agenda niet meer vrij kunnen maken. Wees hier kritisch op naar het projecteam. Desnoods organiseer je het infomoment een week later. Zo vermijd je opmerkingen als “Ik wist pas vandaag dat er een infosessie zou plaatsvinden”. Vergeet niet alleen de rechtstreeks betrokken of getroffen burgers te informeren maar ook (onder andere) regelmatige passanten.

2. Voorzie een mogelijkheid waarmee bezoekers op voorhand hun aanwezigheid kunnen bevestigen.
Je krijgt met een online inschrijvingsformulier een indicatie van het aantal aanwezigen dat je kan verwachten. Indien mogelijk kan de zaaluitbater nog extra ruimte of personeel voorzien als er meer volk lijkt te komen dan verwacht. Het aantal bezoekers is niet altijd goed in te schatten. Ga ervan uit dat een te kleine zaal altijd een groter probleem is dan een te ruime zaal.

3. Denk op voorhand na over waar je je informatie wil opstellen.
Bezoek indien mogelijk de zaal op voorhand, of vraag foto’s aan de uitbater. Zo voorkom je onaangename verrassingen als tafels die niet breed genoeg zijn voor panelen, wanden die niet mogen worden beplakt, etc.

4. Zorg dat iedereen elkaar en elkaars functie kent. 
Is er een externe expert aanwezig op de infomarkt? Zorg dat al jouw collega’s hem (of haar) kennen en weten wat zijn expertise is. Zo voorkom je gênante doorverwijzingen als “Vraag het anders eens aan de man in het witte hemd”.

5. Wanneer een infomarkt start om 20 uur kan je al vanaf 19.30 uur bezoekers verwachten.
Hou rekening met vroege vogels. Heb je gecommuniceerd dat je infomarkt om 20 uur opent? Ga er maar van uit dat het gros van de bezoekers langskomt tussen 19.30 uur en 20.30 uur. De opbouw en de briefings moeten dus achter de rug zijn tegen 19.30 uur.

6. Voorzie extra volk bij kaartmateriaal, en dus ook voldoende ruimte om rond de kaart(en) te staan.
Bouwplannen zijn voor veel mensen te technisch om goed te begrijpen. Ingewikkelde kaarten, tekeningen en plannen roepen bij veel burgers vaak nog meer vragen op dan ze al hadden. Zorg daarom voor kaarten en plannen die iedereen kan begrijpen. Zulk materiaal toont namelijk een duidelijke link tussen jouw project en het eigendom van de bezoekers.

7. Bied drukwerk aan dat bezoekers mee naar huis kunnen nemen.
Dat kan zelfs beperkt blijven tot kaartjes waarop uitgelegd staat waar extra informatie te vinden is of wie ze kunnen mailen.

8. Zorg dat iedereen de FAQ kent of minstens bij zich heeft.
Bezoekers wachten niet graag tot de medewerker naar wie ze worden doorverwezen tijd heeft voor hun vragen. Ze zullen hun vragen desnoods stellen aan de persoon die de jassen aanneemt. Vang de bezoekers op, beantwoord hun vraag kort en verwijs ze dan pas door naar een specialist in de materie.

9. Spreek bezoekers zelf aan wanneer je ziet dat ze met vragen zitten.
Niet iedereen durft tijdens een infomarkt een ingenieur of een communicatiemanager aan te spreken. Merk je dat een bezoeker verbouwereerd of met ongenoegen naar panelen kijkt maar geen vragen stelt? Vraag hem of alles duidelijk is en of hij vragen heeft. Zo voorkom je dat deze bezoeker achteraf naar de pen grijpt, al dan niet met foutieve informatie in het achterhoofd.

10. Voorzie een (online) opvolging van het infomoment. Denk hier op voorhand over na.
Zowel bezoekers van de infomarkt als mensen die afwezig waren, willen achteraf onder andere de panelen nog eens bekijken. Hou er ook rekening mee dat bezoekers zorgen voor mond-tot-mondreclame. Zij verwijzen in het beste geval vrienden, buren of collega’s door naar jouw website. Zorg dat er daar informatie te vinden is over hetgeen gepresenteerd werd tijdens de infomarkt. Denk dus op voorhand goed na over de boodschap die je the day after wil brengen: welk kaartmateriaal kan je online aanbieden, is er een digitale versie van de panelen beschikbaar, etc.? Als je achteraf graag foto’s wil tonen van de infosessie, vergeet de GPDR-regelgeving dan niet. Dat kan al met een juridisch correct opgesteld A4’tje dat je aan het onthaal ophangt.

Filip Vranckx