Tips voor een geslaagd en coronaproof persmoment

Draaiboek als must-have

Goed begonnen is half gewonnen. En voor persmomenten geldt nog een extraatje: goed en op tijd begonnen is half gewonnen. Want op tijd beginnen is de sleutel in een goede voorbereiding. Maar hoe begin je eraan?

Stap 1: stel een draaiboek op

Dat is een document waarin je alles beschrijft wat er moet gebeuren of wat je nodig hebt voor het persmoment. In het draaiboek neem je in de eerste plaats puur praktische zaken op: datum, locatie, programma en aanwezigen.

• Datum: dit spreekt voor zich, maar is misschien net daarom extra belangrijk. Zo kan je ook een retroplanning opstellen en naar die datum toewerken.
• Locatie: geef zowel de locatie waar het persmoment doorgaat, als het adres om te parkeren. Idealiter geef je ook een plan mee waar beide locaties op staan aangeduid. Zorg er ook voor dat de parkeerplaats niet te ver verwijderd is van de locatie van het persmoment. Dit kan journalisten soms afschrikken omdat ze hiermee tijd verliezen.
• Programma: plan elk moment van begin tot einde in. Begin met de aankomst van de aanwezigen en sluit af met een vragenrondje. Voorzie daarbij genoeg buffertijd tussen de verschillende programmaonderdelen. Beschrijf gedetailleerd wat er gebeurt op welk moment.
• Aanwezigen: som alle aanwezigen op. Zo ben je er zeker van dat je niemand vergeet. Wil je graag een minister, burgemeester of schepen uitnodigen? Omdat zij zo druk bezet zijn, neem je best onmiddellijk contact op met het kabinet. Zo kunnen ze het moment al vastleggen en je bent er zeker van dat de minister, burgemeester of schepen aanwezig zal zijn.

Stap 2: maak een benodigdhedenlijst op

Wanneer je een persmoment organiseert, dan ben je eigenlijk een evenement op poten aan het zetten. En dat betekent dat je veel moet voorzien. Het gaat dan vooral over benodigdheden die vanzelfsprekend lijken, maar die je vaak over het hoofd ziet. Daarom neem je best een lijst van alle benodigdheden mee op in het draaiboek.

We geven je graag een voorbeeld. De lijst hieronder is vooral van toepassing op infrastructuurprojecten, zoals het project R4WO. Met R4WO bouwen we de R4 West en Oost om tot primaire wegen in Gent, Evergem, Zelzate en Wachtebeke. Daarbij pakken we de volledige weginfrastructuur aan voor een vlottere en veiligere R4, voor auto’s en fietsers. Het persmoment voor dit project ging door op de werf zelf.

• Werfsignalisatie: staan alle signalisatieborden op hun plaats en zijn deze goed zichtbaar?
• Werfkeet: oogt de omgeving van de werfkeet netjes?
• Parkeergelegenheid: is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt van de werf? Wie parkeert waar? Voorzie bijvoorbeeld bordjes en signalisatie.
• Promomateriaal: welk promomateriaal is er voorhanden? Is alles bedrukt met het juiste logo? Denk daarbij aan beachflags, helmen en truien met het projectlogo, naamkaartjes en werfdoeken. Het is altijd fijn en aangeraden om je logo goed herkenbaar te tonen.
• Overig materiaal: is er voldoende coronaproof materiaal (alcoholgel, mondmaskers …) voorhanden? Zijn er paraplu’s voorzien voor (onverwachte) regenval? Is er een tent nodig? Kan je de werf veilig betreden? Zijn er regenlaarzen en een helm nodig om de werf te betreden? Is er een schop voor de eerste spadesteek? Is er achtergrondmateriaal nodig voor de foto’s?
• Catering: is er catering nodig? Wat is afgesproken met de cateraar? Voorziet het projectteam zelf catering? Wordt er alcohol geschonken of niet? Wat met de decoratie? Minder van belang in de huidige coronapandemie, maar postcorona zeker een meerwaarde.  

Is je persaanpak volledig?

Het persmoment zelf is één aspect van je persaanpak. Naast de praktische zaken in je draaiboek, is de communicatie die je voorafgaand uitstuurt minstens even belangrijk. Hieronder geven we een overzicht van wat er voor jezelf nodig is en wat voor de pers.

Communiceer via je eigen kanalen

• Verwijs één à twee weken op voorhand al naar je persmoment via je eigen communicatiekanalen. Denk daarbij aan een nieuwsartikel op je website, een Facebookbericht of een nieuwsbrief. Maak hiervoor een plan van aanpak op.
• Stel een document met spreeklijnen op, gebaseerd op info over het project. Die spreeklijnen of speeches vormen dan de leidraad voor de toelichting tijdens het persmoment zelf. Dat is zowel handig voor de sprekers als voor jezelf als organisator.

Richt je rechtstreeks tot de pers

• Stel minstens twee weken voor het persmoment een persbericht op met daarin de aankondiging van je projectmijlpaal. Met een persbericht zet je je project positief en gratis in de kijker. Daarnaast dient het als basis voor je eigen website, sociale media … (owned media) en om belanghebbenden en relevante media aan te schrijven (earned en shared media).
• Bij je persbericht voeg je ook een persuitnodiging met daarin de praktische afspraken. Zo zijn journalisten ook formeel uitgenodigd voor het persmoment. Die persuitnodiging stuur je enkele dagen voor het persmoment best nog een keer uit als herinnering.
• Het opstellen van een persmap zit ook mee in de voorbereidingen. Die map overhandig je aan de aanwezige journalisten tijdens het persmoment zelf. Je voorziet ook best een digitale versie die je op voorhand doorstuurt. Hierin zitten zowel praktische documenten zoals het persbericht, het parkeerplan, de routebeschrijving en veelgestelde vragen, als andere producties. Denk dan aan infobrochures en -folders over het project of (digitale) toekomstbeelden.

Meer info over het project R4WO? Neem dan zeker een kijkje op de website.