Communicatie- en stakeholderbegeleiding voor werken aan de R4 West en Oost (R4WO)

Vraag

Hoe maken we buurtbewoners en bedrijven warm voor de toekomst van de R4 West en Oost? Hoe informeren we burgers over de ombouw van 30 km weginfrastructuur, 25 km nieuwe fietssnelwegen en 11 fietstunnels en -kokers? Hoe communiceren we over een groot project dat zorgt voor impact en verandering? Om tegemoet te komen aan die vragen van de klant, zetten we een communicatie-aanpak op die inspeelt op de noden van een divers doelpubliek. 

Aanpak

Een infrastructuurproject van zulke omvang vraagt niet enkel om een heldere informatiestroom, maar ook om een luisterend oor. Onze stakeholdermanager onderhoudt korte communicatielijnen met de betrokkenen. Zo organiseert deze geregeld overlegmomenten met de Klankbordgroep – een kleine groep van bedrijven uit de omgeving die als vertegenwoordiger en ‘klankbord’ fungeren – om hen te informeren en feedback te vragen. Daarnaast neemt de stakeholdermanager ook proactief contact op met handelaars en zelfstandigen. Telefonisch, via mail, of – in coronaveilige tijden – door zelf op pad te gaan.

Zo’n informatiestroom onderhouden we ook met burgers, door zowel offline als online communicatieacties te combineren. En dit door middel van:

• een uitgebreide en duidelijke website die we voortdurend up-to-date houden;
• sociale mediakanalen die we steeds aanvullen met de meeste recente informatie;
• digitale nieuwsbrieven die we uitsturen op basis van het tempo van het project;
• onze aanwezigheid in het buurtnetwerk Hoplr, om dichter bij bewoners te zijn en sneller te kunnen communiceren;
• een 0800-lijn om alle bezorgdheden en vragen van bewoners op te vangen;
• een gedetailleerde R4-gids per zone om burgers optimaal te bereiken en te informeren.

Daarnaast hebben we ook aandacht voor persoonlijke contacten en organiseren we digitale infosessies met getroffen omwonenden. Zo kunnen burgers die worden onteigend toch een een-op-een-gesprek aangaan met het R4WO-team, geheel coronaproof.   

Resultaat

Dankzij een sterke mix van online en offline communicatieacties hebben we de voorbije maanden de juiste informatie bij de juiste doelgroepen gekregen. Daarbij konden we vaak interactief en altijd coronaproof in hun informatiebehoeften voorzien. Ten slotte hebben we met de introductie van een eigen stakeholdermanager nog meer burgers en organisaties kunnen betrekken bij het project.

Fact & figures

• De Werkvennootschap pakt in totaal 16 knooppunten aan binnen het project R4WO.
• In 2019 kon de projectwebsite rekenen op meer dan 28.000 unieke bezoekers.
• In de stuurgroep zetelen ruim 15 andere betrokken actoren om het project in goede banen te leiden.